李利
河北省科学技术厅室藏档案，为公众和本厅系统及社会组织在职称评定、办理退休、落实待遇、表彰奖励、申报项目、档案完善、科学研究以及工作参考、编史修志等方面提供了大量的档案资料。近年来，省科学技术厅以室藏和档案数字化成果为基础，进一步简化查档手续，革新查档方式，拓宽查档渠道，强化档案信息的著录标引和检索系统管理，为本厅系统、社会组织和广大科技人员提供了更加快捷、便利的查档服务，档案利用效率和满意度明显提高，受到了档案利用者的好评。
2021-2022年档案利用基本情况和各项数据分析如下：
一、档案利用基本情况
2021和2022年档案利用人次为586人次，利用6907件/卷次，复印打印7671页，数字化利用率平均为53.59%。（从表中看到2022年档案利用数字化件明显降低，是因为2022年向省档案馆移交科技冬奥、脱贫攻坚和疫情防控档案的数字化副本，我厅当年做数字化时的标准与省档案馆的最新要求不一致，需重新对标来做，调出档案原件1213件。减去这部分原件，数字化利用率达48.42%。）
二、档案利用数据分析
在数据分析过程中，本人从查阅用途、查阅档案门类、查阅内容、查阅主体四个方面作了对比分析。
（一）查阅用途
省科技厅室藏档案查阅用途主要分为三类：工作查考类、文化类、民生类。
工作查考类主要是为厅党组决策与管理提供有价值的信息资源，为解决工作中的具体问题而寻找政策制定依据、原始数据等，具体包括诉讼信访、规范性文件、资产报废、提供审计材料、专题档案数据移交等，2021年共计查档 314人次，占总人次的91.27%，2022年共209人次，占总人次的86.36%，2021年和2022年工作类查考人次占比变化不大。可以看出，我厅档案利用服务中，主要是满足本厅的工作查考，这也是机关档案室功能的基本定位。
文化类具体包括编史修志、利用档案办展、整理沿革、学术研究、撰写回忆录等，2021年共6人次，占比1.74%；
2022年共7人次，占比2.89%，所占比例非常小，两年的利用人次变化不大。我厅这方面档案利用主要是整理组织机构沿革、大事记、编辑科技工作年报、科技年鉴等。
民生类包括落实政策待遇、房产过户、补充档案等，2021年共24人次，占总量的6.97%，2022年26人次，占总量的10.74%。民生类需求查档大多为个人需求，主要是办理退休、申报职称、证明工龄、为法院提供证据、办理房产过户时证明亲属关系等，可以看出档案为保障民众的切身利益提供了有效证明，体现了档案服务社会，服务人民的基本特性，这也是我厅档案利用的重要内容之一。
（二）查阅档案门类
省科技厅档案利用的主要档案门类是文书档案，其次是会计档案、科技（基建）档案和专业（科技奖励）档案，其他如实物、照片、已过世干部档案偶有查询，这里未做统计分析。个人查阅的档案门类主要是文书档案、会计档案、专业（科技奖励）档案、已过世干部档案。
文书档案、科技（基建）和专业（科技奖励）从2009年即开始了数字化扫描工作，这三个门类的档案查阅非常便利快捷，一般不用提供档案原件，都是打印或直接发送电子复制件到政务微信（仅限厅机关及厅直属单位），数字化复制件利用率达70.43%。
（三）查阅内容
省科技厅2021和2022年档案查阅内容相对比较明确，下面从个人和单位两方面就查阅内容做统计分析：
1.查阅主体为个人：主要是查阅科技奖励档案的本人获奖情况，为申报职称、办理退休、申报项目等提供证明；
查阅会计档案的工资表为养老金领取提供工龄证明等；
查阅已过世干部档案办理遗产房产等提供证明；
查阅文书档案的计划项目立项通知、合同、表彰奖励、职称评聘等材料，为申报职称、项目验收、报奖、申报院士、工资审批等提供证明。
2.查阅主体为单位：主要是工作查考，包括审计、考核、资产清查、报废、编研等。一是提供审计需要的证明材料，是这两年查阅档案最多的内容，仅2021年国家和省审计部门对省科技厅进行了多轮审计，包括2020年省科学技术厅預算执行审计和厅领导经济责任审计、重大专项审计、京津冀创新审计、十八大以来审计整改发现问题“回头看”审计、房改遗留资金问题审计等，每轮审计都要到档案室查阅大量的以往年度的文书档案和会计档案材料。2021年审计共查阅2003-2020年文书档案1172件，1996-2020年会计档案1161卷，文书档案主要是查阅党组会议记录、纪要、向党组会议的汇报材料，项目评审论证材料，向省政府的请示报告及批复等，会计档案主要是查阅记账凭证及其附件。二是财政厅绩效考核查阅文书档案569件。查阅项目绩效评估材料，项目评审材料及党组会议纪要及向党组会议汇报材料等。三是为固定资产清查报废提供材料，查阅会计档案289卷。四是科技楼办理装修审批事项和房产登记、过户、移交手续，查阅基建档案94卷。五是编写组织大事记、机构沿革、科技工作年报、年鉴、规范性文件汇编等查阅文书档案材料528件。六是脱贫攻坚、疫情防控和科技冬奥档案归集及复制件向省档案馆移交，从厅档案管理系统中查询到2013-2021年脱贫攻坚档案条目486件，2020-2021年疫情防控档案条目414件，2015-2022年科技冬奥档案条目858件。其他查阅内容为人事任免、工资等文件及为法院提供证明材料等。
在分析档案利用统计数据时，发现本厅档案借阅登记存在利用目的登记不明确问题，例如，大都是写工作查考，没有明确是哪方面的工作查考，今后在工作中需改进，以便能更高效地掌握利用需求，更好地为厅机关做好服务。
（四）查阅主体
省科技厅档案查阅主体分为两类：一是单位，二是个人。其中个人复制档案（复印+打印）804页；
单位复制档案（复印+打印）6867页，发送电子件1320件。
需要注意的是，省科技厅档案查阅主体主要是单位，两年来共有531人次（531人为有效查阅服务，未查到内容的服务未作登记），厅机关及厅属单位查阅人员占98%以上，外单位因公查阅人员不超过2%。两年来个人查档仅55人（55人为有效查阅服务，未查到内容的服务未作登记），占全部查档人员的9.38%。个人查档只限于与本人相关的内容，如科技奖励档案只能查自己获奖的项目，立项通知、项目合同也是与自己有关的才可提供。造成这一情况的原因，主要是厅机关的档案未做档案开放鉴定，不能随意公开。
三、工作改进建议
鉴于以上分析，为进一步提高厅档案利用效率和利用口碑，使厅档案利用工作跨上一个新台阶，下一步工作建议如下：
一是尽快进行档案开放审核，公布档案开放目录，从社会需求角度延伸档案业务，使公众了解厅档案室藏档案可查阅内容。二是全力推进厅档案管理系统的改版上线，改版后的管理系统增加了独立的档案查询功能，厅机关及厅属单位工作人员可通过申请获准到档案管理库自主查询，减轻了档案工作人员的工作量，并且利用统计更加精准。三是加强基础业务工作，以本厅实际为基础，以现实需求为导向，提高档案基础业务水平。例如会计档案数字化水平低，给档案查询带来不便，会计档案查阅最多的是记账凭证及其附件，而记账凭证复印起来非常麻烦，并且复印易致档案原件破损。需尽快对会计档案进行数字化扫描。四是对于无效的查询也要做好登记，以便更全面地了解公众需求和厅机关及厅属单位的工作需求，为今后的档案利用工作提供更精准的服务。
作者单位：河北省科技信息和档案中心
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